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公证询问笔录制作小贴士

2014-9-2

公证询问笔录,是公证员在办理公证事项过程中,依据当事人提供的证明材料,通过问答的方式与当事人或其他利害关系人进行交流,并就交流内容所整理而成的书面记录。询问笔录的制作是公证活动的必经程序,也是公证员审查核实当事人提供的证明材料和固定当事人陈述的重要证据。《公证程序规则》第二十九条明确规定:采用询问方式向当事人、公证事项的利害关系人或者有关证人了解、核实公证事项的有关情况以及证明材料的,应当告知被询问人享有的权利、承担的义务及其法律责任。询问的内容应当制作笔录。公证程序包含着申请与受理、审查、出证三个重要环节,审查是公证的中心环节,而询问笔录又是彰显审查过程的重要体现。做好一份询问笔录,对于公证工作的正常开展,保证公证活动真实性、合法性具有非常深远的意义。

首先,公证询问笔录应当具有全面性。询问笔录的全面性是指,询问笔录应包含的必备要素(主要分为两方面:形式结构上的必备要素和实质内容上的必备要素),做到细致、详尽地询问和记录。一般来讲,询问笔录的结构可分为三个部分,即标题、正文、尾部。首部主要记载询问时间、地点、询问人、记录人、被询问人基本情况,正文主要记载公证审查时公证员与被询问人的谈话内容涵盖了申办公证的事项、办证目的及用途、程序性和实体性的告知、被询问人对公证事项的陈述、笔录的核实方式与结果,尾部主要记载被询问人对笔录的签名认可。《公证程序规则》第29条第2款 “询问笔录应当载明:询问日期、地点、询问人、记录人,询问事由,被询问人的基本情况,告知内容、询问谈话内容等。”可见法律明确规定公证询问笔录正文的法定要素。例如申办目的询问,权利义务及回避等告知,围绕所办公证事项的问答,及****确认的表示都是不可或缺的要素。如在遗嘱公证中,我们不只是简单询问立遗嘱人要把财产给谁就帮其录像立遗嘱,而是应详细地询问处分财产的来源,为什么要这样处分,询问当事人的家庭情况以求真实体现立遗嘱人的意愿,另外也要询问当事人有无自书遗嘱或遗嘱草稿,从而使整个询问过程有理有据,全面流畅。

其次,公证询问笔录的制作要体现真实性。如实记载公证员的提问和公证当事人的回答,真实还原整个询问过程,详实记录当事人的回答,体现公证询问笔录客观真实的状态。真实性和合法性是办理公证的基本原则,通过制作询问笔录而记录当事人的真实意思表示,以考察申办公证事项的真实性、合法性,确保办证质量。实务当中,应尽量客观真实记载当事人的回答,记录案件的事实情况,不管当事人的回答和提供的证明材料是否完全一致,都应如实记载,切忌先入为主,否则极易导致公证询问笔录违背公证活动真实性的初衷。如继承案例中,问到被继承人的子女情况,做儿子的往往为取得财产会隐瞒姐妹的存在情况,母亲的话就会如实陈述自己的子女情况,公证员分别询问后发现这些矛盾之处,应把当事人的表述记录下来,然后针对疑点再进一步询问,确认所有继承人的存在情况,还原整个了解情况的过程。真实性还体现在不遗漏记录不同公证事项的个性提问。如有个案例,一对夫妻前来办理夫妻财产约定,男方为葡萄牙人,这时我们应该询问他是否认识中文,是否需要翻译,笔录中遗漏此类关键性问题的记载,而将此当成普通的夫妻约定来办理,将对整份笔录的真实性造成极大的疑问。

再次,询问过程要符合逻辑性。在事先了解所承办公证事项的大致情况后,公证员应先构思询问的顺序和内容,符合条理,彰显逻辑。例如办理继承公证,一般应先审查死者的死亡情况,继而询问遗产标的的存在状况有无受限制,再审查被继承人生前有无遗嘱或遗赠扶养协议,继而审查继承人的情况及他们对遗产继承与否的态度等。如此循序渐进,条理清晰,才能制作出一份完整的笔录。然而在平时办证的卷宗检查中往往会看到询问笔录杂乱无章、不合乎情理甚至啼笑皆非的情况。如在赠与合同公证笔录中,父母将房屋赠送给未成年子女,笔录中竟然记载是给子女一人所有还是作为夫妻共有,显然不符合办证逻辑;还如仅赠与1%的产权份额,如果还在笔录中问到房屋赠与后是否会影响生活居住,实在就贻笑大方了。

****,不可忽视公证询问笔录用语的通俗性。法律文书应运用法言法语、但也要通俗易懂,使得法律知识欠缺的人特别是老年人更容易理解接受,把一些重要的法律术语通俗化、口语化,以便当事人能够正确理解和充分维护自己的合法权益,履行自己的义务。在办证实践中我们经常会遇到知识层次较低的老年人,询问时要善于将法律术语运用自己的语言转换,做好解释工作,比如委托公证中转委托,可以说就是你委托了别人,别人还能否再委托第三个人?继承公证中自愿无条件放弃继承,可以说也就是如果不要了以后也就不能反悔了。赠与或遗嘱公证中的不作为与其配偶的共有财产,可以说就是只给儿子(女儿),儿媳(女婿)没份的意思。

在具体实践中,要结合以上公证笔录的特性,制作完整、真实、符合逻辑的记录,与当事人提供的证明材料相互印证,形成完整的证据链,达到公证员对所证明公证事项真实、合法的效果。

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